Nechte systémy pracovat za vás. Propojte je přes API

Proč nestačí jeden program na všechno?

Možná jste už slyšeli o rozsáhlých ERP systémech, které zvládnou fakturaci, účetnictví, sklad i zákaznickou péči v jednom. Pro menší a střední firmy jsou ale často příliš složité – a taky drahé. 
Právě proto mnoho firem raději sáhne po jednodušších, specializovaných nástrojích. Ty si pak poskládají do vlastního „ekosystému“ podle toho, co zrovna potřebují. Ať už jde o fakturační aplikaci, CRM nebo e-shop, každá firma si vybírá jen ty funkce, které opravdu využije.

Jak funguje API propojení

K tomu, aby si programy mohly navzájem předávat data, slouží API – rozhraní, kterým si „řeknou“, co potřebují. Pokud váš systém API podporuje, snadno ho propojíte s dalšími nástroji. Stačí vygenerovat tzv. API klíč (něco jako speciální heslo) a zadat ho do druhého systému. A programy si spolu začnou vyměňovat data samy. Ke složitějším propojením pak můžete přizvat IT experta.

Po propojení se data mezi nástroji pravidelně synchronizují a tak se mezi nimi přenášejí doklady, dokumenty nebo třeba kontakty v adresáři. 

Jak to funguje v praxi

Díky API řešení také zrychlíte firemní procesy – objednávka může rovnou odstartovat další akci, třeba fakturaci nebo expedici. Procesy na sebe plynule navazují. Bez toho, abyste čekali, až další akci provede některý z uživatelů jednoho z programů.

V praxi to může vypadat třeba takto:

1. Zákazník nakoupí, a objednávka se automaticky stáhne do účetního systému.
2. Účetní program ověří stav skladu.
3. Pokud je zboží skladem, odešle objednávku k vyřízení.
4. Faktura se automaticky vytvoří a zákazník si ji stáhne v e-shopu.

Vy nemusíte nic přepisovat, kontrolovat ani ručně potvrzovat. Vše proběhne v řádu vteřin.

Propojte své účetnictví s e-shopem nebo se skladem

Jednou z oblastí, kde propojení firemních systémů opravdu oceníte, je účetnictví. Napojení přes API program umožňuje například ekonomický software Money S3. Díky němu účetní program spárujete například s daty z e-shopu, fakturační aplikace, CRM nebo skladového systému.  

V praxi to znamená třeba, že: 

• vystavené faktury se automaticky přenesou do účetnictví, 
• stavy zboží zůstávají ve všech systémech synchronizované 
• nebo že se noví klienti z CRM automaticky propíšou do adresáře v Money S3. 

Propojení je jednoduché – a v mnoha případech ho zvládnete sami bez pomoci programátora. Víc o tom, jak díky API propojíte své účetnictví s dalšími firemními nástroji, najdete v článku.