Timemanagement ve studentském vydání

Timemanagement nepatří jen do slovníku vysoce postaveného manažera. Čím dříve se naučíte efektivně nakládat se svým časem (a tedy životem), tím větší užitek z času stráveného v práci i ve škole budete mít. Nebudete si muset prodlužovat studia či snášet nevraživé pohledy kolegů, kteří si myslí, že za slovy „jdu na seminář“ se skrývá zahrádka hospody U Semináře.

• Více na toto téma: Timemanagement ve studentském vydání.

Základní pravidla úspěchu

Vytrvalost. Přemýšlivost. Důslednost. Disciplinovanost. To vše jsou pouze nástroje, samy o sobě úspěch nezaručí. Pokud k tomu všemu ještě víte, proč danou činnost děláte, všechny čtyři vyjmenované mentální dovednosti potáhnou za jeden provaz a vy dosáhnete úspěchu. Otázkou proč si také zodpovíte priority a určíte směr vývoje vašeho studia a kariéry. Pro někoho je důležitější čas strávený nad skripty a pro jiného zas budování kariéry, přičemž studium vnímá jako doplňkovou činnost. Obojí je správně pro každého z nich. Proto si každý nastavil jiné priority a jinak plánuje svůj čas. Oba jsou ale schopni dosáhnout svých cílů.

Oddělte zrno od plev

Nejprve si rozdělte všechny svoje záležitosti, úkoly a priority na ty, které změnit můžete a na ty, se kterými toho mnoho nenaděláte. S těmi druhými se přestaňte zabývat, nebo to alespoň pravidelně zkoušejte a věřte, že bude lépe. Pak se zamyslete nad tím, co měnit můžete: jaké máte ke změně potřebné zdroje, do kdy je možné změnu uskutečnit a za jakou cenu.

Paretovo pravidlo

Pravidlo, definované ekonomem Vilfredem Paretem na konci 19. století zní: 20 % vynaloženého času přinese 80 % výsledků (a také 80 % zisku). Mějte jej na paměti, až budete přemýšlet nad tím, které změny provést teď a které později. Seřaďte si činnosti podle důležitosti a podílu na celkovém výsledku. Začněte těmi, které jsou pro vás nejvýznamnější a nejdůležitější a těm méně důležitým se věnujte, až vyřešíte první kategorii. Nezapomeňte, že 80 % času trávíte na úkolech, které generují 20 % zisku (znalostního, finančního) a naopak.

Pozor na workoholismus

Myslíte si, že workholikem se nikdy stát nemůžete? Pak právě vy jste tím ohroženým. Začátky jsou vždy nenápadné: daný úkol má termín odevzdání již zítra a tak v práci zůstanete o něco déle. Svěřený je úkol je podle vás příliš důležitý a tak raději na jednu přednášku nejdete a práci věnujete více času. Za chvíli zjistíte, že v práci zůstáváte jako jedni z posledních a na to, jak vypadá vyučující, se spolužáků ptáte na facebooku.

Workholik se vyznačuje tím, že nemá uspořádané pracovní a soukromé záležitosti. Jeho žebříček priorit je chaotický a neustále se mění. Není schopen přiřadit úkolům reálné priority, neumí se o práci podělit, neumí delegovat. A zpravidla není úspěšný. Proč? Protože úspěch spočívá v dělání správných věcí, nikoli v dělání věcí správně.

Dvě jednoduché cesty k efektivnějšímu plánování

Vyzkoušejte sami sebe jednoduchým testem, na kterém si ověříte, zda věnujete dostatek času skutečně důležitým činnostem a neplýtváte jím na ty méně důležité. Zapisujte si během jednoho dne své nejčastější a nejběžnější činností, které souvisejí s vaší prací a se studiem, stačí tak 20-30 aktivit, a připište i hrubý odhad doby, který jste jim věnovali.

Pak si vezměte jiný list papíru a sepište je podle priorit, které jim přiřazujete – a to jak v rámci aktuální nutnosti (operativní úkoly), tak i rámci dlouhodobých cílů (programově plánované úkoly). Vídíte nějaké časové disproporce? Právě jste zjistili své rezervy a slabá a silná místa (pokud používáte SWOT analýzu, můžete ji také aplikovat).

Poté je na jiném papíru seřaďte činnosti podle Eisenhowerova diagramu. Ten získáte tak, že plochu rozdělíte křízem na čtyři stejně velké sekce. Doprava nahoru napíšete úkoly zpracovávané pod časovým stresem a které jsou zároveň důležité a pro vás motivující. Doprava dolů pak sepište ty, které nejsou naléhavé, ale stále důležité – bývá to běžná agenda a administrace. Doleva dolů pak patří činnosti, které děláte jen z donucení. Zbývá prázdný prostor vlevo nahoře, který je vyhrazen aktivitám, které jsou důležité, motivující a na které máte dostatek času. Teď si oba dva seznamy srovnejte. Víte, proč jste jednotlivé úkoly napsali takto a ne jinak? Pokud ano, držíte v rukou klíč k efektivnějšímu plánování svého času a tím i spokojenějšímu prožívání svého života.