Time management: používejte hlavu i software

Proč je v time managementu hned několik způsobů a variant, které je možné modifikovat? Protože každý jsme jiný, máme jiné tempo práce a potřebujeme zcela specifický systém. Proto všechny uvedené rady zde napsané aplikujte s ohledem na vlastní styl života. Jedna rada se ale tomuto pravidlu vymyká. V případě, že vám některý ze zvolených systémů nebude sedět ani po třech týdnech používání, zahoďte jej a vyzkoušejte jiný. Přinášíme vám další článek ze série Timemanagement ve studentském vydání.

Pokud pracujete ve vyšší sféře time managementu než je úroveň "co", potřebujete diář. Minimálně proto, abyste si napsali "kdy". Správné používání diáře či softwaru, který papírový diář nahradí, dokáže velmi dobře vytvořit "mapu" práce pro každý den a zároveň jedním pohledem okamžitě zjistíte, jaké činnosti mají dnes tu nejvyšší prioritu - a které je potřeba tedy udělat nejdříve. Výsledkem tak bude efektivní práce a více času na to, co vás opravdu baví.

Mapa dne

Pouhé přepisování seznamu úkolů není tím, co by bylo možné nazvat mapou dne. Tu vytvoříte, když si do daného dne nejprve napíšete ty činnosti, které mají nejvyšší prioritu a vyhradíte jim tolik místa, kolik zaberou času. Čas máte buď stanovený předem nebo jej odhadnete na základě své zkušenosti. V druhé vlně pak do zbývajícího času vepíšete ty činnosti, jejichž priorita je nižší nebo které mají opravdu brzký termín splnění. Nepleťte si rychlost a důležitost! Stranou nebo pod čáru si pak napište všechny ostatní záležitosti, které potřebujete vyřídit - v daném dni, týdnu nebo měsíci. Jakmile budete mít volno po vyřízení všech činností s vyšší prioritou, můžete začít odškrtávat z tohoto seznamu.

Synchronizací k účelnosti

Pokud často používáte počítač a máte možnost kalendář synchronizovat s mobilním telefonem, zkuste využít i této možnosti. Zbavíte se nutnosti nosit sebou papírové diáře či již nebudete muset přepisovat z přenosného diáře do diáře stolního - a předejdete tak nebezpečí, že něco zapomenete zapsat.

Vynikající je kalendář v e-mailovém klientovi, jako je například Outlook, neboť poštu můžete přímo propojit s kalendářem i s úkoly a dnes je možné tuto aplikaci synchronizovat s mnoha mobilními telefony. Uživatelé iPhonu ocení aplikaci Things nebo synchronizaci s iCal. Pokud e-mailové klienty nepoužíváte, ale jste často na internetu, můžete vyzkoušet Google Calendar. Ten je skvělý v moment, kdy potřebujete, aby vaše aktivity vidělo více lidí. Nastavení sdílení je jednoduché.

Nevýhody papírového a elektronického diáře

Přestože jsem sama zastánce jistého typu papírových diářů (týden na dvoustranu), vím, že mají některé slabé stránky. Jsou to například nemožnost vidět jednotlivé činnosti v dlouhodobém kontextu, zaznamenávat vazby mezi jednotlivými úkoly či sledovat jejich návaznost. Přesouvání úkolů a priorit má pak za výsledek někdy začmáraný zmatek, toho největšího nepřítele organizovaného řádu.

Elektronický diář má také své mouchy. Nemohu si vedle úkolu napsat, co mne právě napadne. Pokud nesedím každý den u počítače, nemusím své úkoly hned vidět. Mohu si poměrně snadno úkol omylem smazat - pokud nemám zálohu ve formě synchronizace s mobilním telefonem. Někomu také nemusí vyhovovat zvolená grafika daného diáře. Grafické a vizuální prostředí totiž produktivitu práce ovlivňuje. Při více úkolech může také omezovat malá obrazovka PDA nebo mobilu a může tak dojít k nedodržení priorit.

Tipy pro zapisování úkolů:

1. Pokud využíváte elektronický diář, zapište si před každý úkol číslici, která odpovídá zvolené proritě (1, 2, nebo 3 - více ztrácí smysl). Použít můžete také barevné odlišení - zde si ale zkontrolujte, zda bude stejné i na mobilním telefonu. Barvu můžete efektivně využít i v papírových diářích.
2. Pravidelně na konci každého dne i týdne proveďte revizi splněných úkolů i těch zbývajících. Zkontrolujte priority, sestavte si mapu zítřejšího dne a pokud jste někde udělali chybu nebo máte z něčeho špatný pocit, hledejte příčinu. Od pracovního stolu byste měli vstávat s čistou hlavou, jedině tak si skutečně odpočinete.
3. Ke každému úkolu si napište čas, který jste mu ve skutečnosti věnovali. Naučíte se tak lépe odhadovat, jak náročné jednotlivé úkoly jsou a zefektivníte tak svoje plánování.