Time management, umění delegace a pár dobrých rad

V seriálu článků o timemanagementu vám na Studentskefinance.cz představujeme timemanagement jako užitečný nástroj pro studenta. V úvodním článku Timemanagement ve studentském vydání jste se mohli dočíst o základech timemanagementu. Dnes dozvíte, jaké jsou jeho druhy a jak být dobrým managerem svého času.

Abyste si mohli efektivně organizovat svůj čas, musíte lépe znát sami sebe. Jedině tak můžete vědět, co je důležité a co má pro vás nižší prioritu. Budete vědět, čemu můžete říci ne. Jakmile si stanovíte cíle, budete mít přehled o svém směřování a o jednotlivých krocích, které jste učinili, budete znát i možné alternativní cesty, které k cíli vedou. Získáte tak jasný rámec, ve kterém se budou vaše aktivity pohybovat. Nezapomínejte ani na následky a důsledky a své činy promýšlejte dopředu. Díky těmto pravidlům se vyhnete zbytečnému stresu a budete schopni efektivněji využívat svého času i sil. Protože rady se píšou lehce, ale složitěji se uskutečňují, pojďme se na ně podívat blíže.

Od složitého k jednoduchému

Existuje několik typů time managementu (setkat se můžete i s termínem generace). Každý z nich můžete použit na určitý typ práce a její složitosti. Pokud bychom si za symbol time managementu vzali seznam činností na papírku, první typ pak odpovídá čistému seznamu bez určení času, tedy zcela jednoduchému stanovení cílů. Práce je třeba udělat bez jakýchkoli rozdílů v prioritách a se stejnou naléhavostí.

Druhý typ pak k činnostem přidává termíny a třetí typ rozvíjí dva předchozí tím, že přináší další rozměr - k odpovědím na otázky "co" a "kdy" se přidává i odpověď na otázku "jak". O rozměru zde mluvím proto, že tento typ time managementu již dovoluje aplikovat syntézu a je možné s jeho pomocí řešit i velké a komplikované projekty.

V třetím modelu je možné kombinovat různé způsoby dosahování cílů, propojovat jednotlivé kroky od různých lidí nebo z různých směrů. Pokud bychom měli někam zařadit týmovou práci a delegování, pak právě sem, do třetího modelu time managementu. Například týmy v rámci seminářových prací, ve kterých každý z vás jednotlivě řeší různé úkoly, musí ať už vědomě či nevědomě používat právě třetí model time managementu.

Určení priorit

Čtvrtý typ time managementu pomocí odpovědi na otázku "proč" pomáhá jasně určit priority. Dále rozvíjí třetí model zahrnutím člověka a jeho touhy po smyslu jako právoplatného partnera ke "strojovému" plánování. Navíc odpovědi formulované s pomocí této otázky vám pomohou najít argumenty, proč jste právě na tento dotaz řekli "NE" a proč jste své cíle stanovili takto a ne jinak. Tento model vám také dává prostor pro změnu - proč se držet starých návyků, které vám již nevyhovují?

Co mohou udělat jiní, ať jiní dělají

Pokud mohou práci udělat jiní rychleji a lépe, nechte je to udělat. Ať už jde o vyzvednutí knih z knihovny nebo o získání informací - i se spolužáky můžete pracovat jako tým, nebo pokud jste se v práci dostali do situace, kdy vaše povinnosti vyžadují efektivní spolupráci, musíte začít delegovat.

Delegovat ale neznamená hodit svou práci na ostatní a užívat si nezasloužených plodů. Delegování je o rozumném a jasném vymezení povinností, požadovaných výsledků a způsobu jejich dosažení - to vše v rámci týmu, kde každý má jasně určenou pozici, práva a povinnosti.

Jak správně delegovat?

Napište si seznam všech svých aktivit do tři sloupců: denní, týdenní a měsíční. Pak vymezte, co můžete přenechat jiným - a přesně vyberte jaké činnosti kterým lidem. Poté k témto cílům vytvořte plán a definujte, jak má být cílu dosaženo. Nebojte se ostatním říci ostatním svoje finty - teď tuto práci budou přece dělat oni.

Jakmile máte tento "jízdní řád" hotový (povšimněte si, že zahrnuje time management třetího typu - co, kdy a jak) a ušitý na míru danému člověku, stanovte výsledky a odpovědnost a ujistěte se, že jste vybrali toho správného člověka. Stále ještě můžete vybrat někoho jiného a stále můžete svoje cíle přizpůsobit realitě v moment, kdy zjistíte, že jste "přestřelili". Pak to celé rozjeďte a nezapoměňte čas od času kontrolovat, jak celý proces běží. Kontrolní body stanovte oficiálně, vy i vaši spolupracovníci budete mít opěrné body a jasné termíny, což vám pomůže při dalším plánování i při korekci časových plánů.