Dnes je první den zbytku vašeho života!

V seriálu článků vám na portálu Studentskefinance.cz představujeme time management jako užitečný nástroj pro studenta. V třetím dílu Time management: používejte hlavu i software jsme přinesli pár tipů, jak využít kalendáře či diáře. Tentokrát podrobněji probereme techniky, které vám pomohou stanovit priority.

Na jedné straně je hromada úkolů, na straně druhé celý pracovní den. Víte, že je potřeba jej rozumně naplánovat. Jak ale z hromady požadavků vybrat ty, které jsou opravdu důležité? Existuje několik struktur, s jejichž pomocí můžete jednotlivé zadání prosít a oddělit tak zrno od plev. Podívejme se na ty základní.

Eisenhowerův diagram

Eisenhowerovu metodu jsme si již lehce představili na konci prvního dílu. Jedná se jednoduchý křížový diagram, na kterém jasně vidíte narůstající časový stres a míru důležitosti. Po rozdělení úkolů do jednotlivých polí pak můžete začít řešit nejdříve ty nejdůležitější a nejnaléhavější úkoly (sektor A) a pak teprve ty, které spěchají, ale zas tak důležité nejsou (sektor B). Problémem většiny z nás je, že nejdříve řešíme to, co spěchá (B) a na důležité nám pak již mnoho času nezbývá. Na grafu můžete i díky velikosti polí vidět čas, který byste jednotlivým agendám měli věnovat.

Pravidlo dvou minut

S diagramem souvisí i Paretovo pravidlo (také v prvním díle zmiňované), že 80 % času byste měli věnovat 20 % úkolů - které jsou těmi nejdůležitějšími. Na ostatních 80 % úkolech strávíte zbývající čas "díky" tomu, že se jedná o bezvýznamnou rutinu nebo třeba jen tím, že dodržujete pravidlo dvou minut.

Pravidlo dvou minut uplatňujte zejména při vyřizování e-mailů. Pokud daný úkol nedokážete do dvou minut vyřešit, pak jej buď založte do složky úkoly podle důležitosti a naléhavosti (viz výše) a vyříďte, jakmile se čtením e-mailů skončíte nebo jej přesuňte do složky se jménem člověka, na kterého úkol budete delegovat.

Analýza ABC

Systém užívaný v logistice zejména pro řízení zásob si přetvoříme pro vlastní potřebu. Našimi skladovými zásobami jsou čas a energie, které budeme investovat - zakládat do skladu podle inventárních čísel úkolů. Seřadíme si tedy jednotlivé úkoly podle časového objemu a také podle náročnosti na koncentraci do tří kategorií.

V kategorii A budou nejnáročnější úkoly, které vám zaberou kolem 80 % celkového času a energie. Tyto úkoly jsou nejnebezpečnější, tvoří jasnou výbušnou směs a na jejich splnění byste si měli dávat největší pozor. Hesly budiž JIT a ASAP - "just in time" a "as soon as possible". Tuto kategorii nikdy neodsouvejte na později a nikdy nedělejte na poslední chvíli, jakkoli se vám do nich nechce. Při jejich zpracovávání musíte mít dostatečnou časovou i energetickou rezervu a musíte předvídat a plánovat, pokud se jedná o úkol dlouhodobější.

Písmeno B je pak určeno těm úkolům, které nejsou také výbušné, nejsou naléhavé, ale je vhodné je vyřešit brzo a s jasnou hlavnou. Poslední kategorie C pak patří běžným denním úkonům, které zdánlivě zabírají více času, než ve skutečnosti. Jedná se o běžnou agendu, administrativu a další záležitosti, které můžete řešit buď hned na začátku dne nebo na jeho konci, ale rozhodně se jimi nenechte vyrušovat od práce nad úkoly typu A nebo B.

Pokud vám analýza ABC připomíná Eisenhowera, pak si obojí přečtěte ještě jednou. Zjistíte, že kromě písmen A, B a C a dělení podle důležitosti a časové náročnosti si zas tak podobné nejsou. Zatímco Eisenhower pomůže stanovit prioritu, analýza ABC pomůže v časovém plánování práce na těchto prioritách. Tyto dva způsoby plánování času lze tedy s úspěchem kombinovat.

Malý tip na závěr: Pokud jste někde udělali chybu, netrestejte se za ni. Zjistěte, co bylo její příčinou - zda vaše nepozornost, nedůslednost, únava či nevhodné plánování a příště to udělejte jinak. I chyby mají svou cenu, jinak byste o svých slabinách nevěděli a nedokázali s nimi počítat. Vítězí ten, kdo umí nejlépe hospodařit se svými zdroji.